Quand vous êtes débité : comment fonctionne votre cycle de facturation

Quand vous êtes débité : comment fonctionne votre cycle de facturation

Cet article répond à la question que presque tout le monde se pose en arrivant : quand LobbyFlight prélève-t-il réellement, et quelle date utilise-t-il ? En résumé, votre compte commence par un essai gratuit de 14 jours sans carte, le premier prélèvement a lieu au démarrage de votre abonnement payant — à la fin de l'essai si vous choisissez un forfait pendant celui-ci, ou le jour où vous en choisissez un après —, et ce jour devient la date de renouvellement de tous les paiements suivants.

Mensuel ou annuel, choisi avec votre forfait

Vous choisissez votre intervalle de facturation au moment de choisir un forfait. La page des tarifs et la page de facturation du portail proposent un sélecteur Mensuel / Annuel. L'option sélectionnée au moment où vous finalisez le paiement devient l'intervalle de votre abonnement.

Mensuel signifie un mois calendaire à la fois, et annuel une année calendaire. Ce n'est pas un cycle glissant de trente jours : si votre date de renouvellement est le 15, la période va du 15 d'un mois au 15 du suivant, que ce mois compte 28, 30 ou 31 jours.

L'intervalle ne peut pas être modifié ensuite depuis le portail. Portail → Facturation vous permet de changer de forfait, mais pas de passer du mensuel à l'annuel.

Le démarrage de votre forfait payant fixe votre date de renouvellement

L'inscription ouvre un essai gratuit de 14 jours, sans carte et sans prélèvement. Quand vous choisissez un forfait, Stripe Checkout vous demande une carte ou un mandat SEPA. Si vous le faites pendant l'essai (avec au moins deux jours restants), les jours d'essai restants sont conservés et le premier prélèvement intervient à la fin de l'essai : si vous vous inscrivez le 8 mars et choisissez un forfait le 10 mars, le premier paiement est prélevé le 22 mars, puis chaque paiement suivant tombe le 22 (ou le 22 mars de l'année suivante si vous avez choisi la facturation annuelle). Si vous choisissez un forfait après la fin de l'essai, le premier prélèvement a lieu ce jour-là, qui devient votre date de renouvellement.

Tant que vous n'avez pas choisi de forfait, nous vous envoyons un e-mail trois jours puis un jour avant la fin de l'essai pour vous rappeler d'en choisir un ; si vous en avez déjà choisi un, vous recevez un e-mail trois jours avant le premier prélèvement avec sa date et son montant : la fin de l'essai n'est donc jamais une surprise. Si vous n'en choisissez pas, rien n'est prélevé — l'essai s'arrête simplement.

Comme la date de renouvellement découle du démarrage de votre abonnement payant et non d'un jour fixe du mois, chaque compte a sa propre date. Il n'y a pas de passage groupé au 1er du mois.

Un abonnement par organisation, pas par hôtel

Si vous exploitez plusieurs établissements, ils n'ont pas chacun leur cycle. L'abonnement Stripe appartient à l'organisation, et la vue de facturation est résolue via la propriété qui le porte. Toutes les propriétés de l'organisation affichent donc le même forfait, la même date de renouvellement et les mêmes factures : un seul paiement couvre l'ensemble. Le forfait comprend un hôtel ; chaque hôtel supplémentaire est une ligne sur cette même facture, et un hôtel en pause n'est pas facturé. Voir Organisation et propriétés pour la façon dont les propriétés sont regroupées.

Où voir votre date de renouvellement

Ouvrez Portail → Facturation. Sous le prix et le statut du forfait figure une seule ligne, « Se renouvelle le {date} », qui indique la fin de votre période en cours. C'est votre prochaine date de paiement. Cette ligne est masquée lorsque votre abonnement est déjà programmé pour être résilié : dans ce cas, c'est un bandeau d'avertissement en haut de la page qui vous indique la date à laquelle il prendra fin.

Votre tableau de bord la mentionne aussi, mais seulement lorsqu'elle approche : la liste des points qui requièrent votre attention affiche une note quand la période se termine dans les sept prochains jours, et une entrée critique si un paiement a échoué. Les deux renvoient directement à la page de facturation.

Le bouton Gérer l'Abonnement, en haut de la page de facturation, ouvre le portail client Stripe, où sont gérées la carte enregistrée et la résiliation.

Ce qui vous est réellement facturé

Le montant de base est le prix de votre forfait : Basic coûte 69 € par mois, Pro 149 € et Premium 199 €. La facturation annuelle revient à dix fois le prix mensuel — deux mois offerts — soit 690 €, 1 490 € et 1 990 € par an, ce qui représente une économie de 138 €, 298 € et 398 € respectivement. Comparatif des forfaits détaille ce que chaque forfait comprend.

Deux éléments peuvent modifier le montant d'une facture donnée :

Si vous saisissez un code promotionnel au moment du paiement, il modifie le montant de la première facture. Certains codes sont restreints : WELCOME25, par exemple, ne s'applique qu'aux abonnements mensuels et il est ignoré si vous choisissez la facturation annuelle.

La TVA et votre adresse de facturation

Une adresse de facturation est obligatoire au moment du paiement, car la taxe est calculée par Stripe Automatic Tax en fonction du pays dans lequel vous êtes facturé. Il n'existe pas de taux unique valable pour tout le monde. Si vous êtes une entreprise disposant d'un numéro de TVA, vous pouvez le saisir pendant le paiement, et il est repris sur vos factures.

Factures et reçus

La page de facturation comporte un tableau Historique des Paiements qui liste les paiements déjà prélevés, avec la date, le numéro de facture tel que Stripe l'a émis, le montant, le statut, un lien vers la facture dans Stripe et un téléchargement PDF. Le portail ne propose pas d'aperçu d'une facture à venir : pour cela, ouvrez le portail client Stripe via Gérer l'Abonnement.

Après chaque paiement de renouvellement réussi, vous recevez un reçu par e-mail indiquant le montant, le forfait, la période couverte et des liens vers la facture dans Stripe et son PDF. Si un paiement échoue, vous recevez immédiatement un e-mail et le statut de votre abonnement passe à *paiement échoué* dans le portail. Il n'y a pas d'e-mail de rappel dans les jours qui précèdent un prélèvement ; l'avertissement anticipé, c'est la note du tableau de bord pendant les sept derniers jours de la période. Échecs de paiement explique quoi faire lorsqu'un prélèvement est refusé.

Ces e-mails ne sont pas optionnels et aucun réglage de notification ne les concerne, car chacun est lié à quelque chose qui s'est réellement passé sur votre argent.

Changer de forfait en cours de période

Les montées et les descentes en gamme prennent effet immédiatement et Stripe les calcule au prorata du temps restant sur votre période en cours : vous payez ou recevez l'écart tout de suite, sans attendre la date de renouvellement. Votre date de renouvellement, elle, ne bouge pas.

Une descente en gamme se comporte de la même manière sur la facture, mais attention : les limites changent elles aussi immédiatement. Nombre d'écrans, niveau de personnalisation, langues, météo et statistiques sont abaissés dans toutes les propriétés de l'organisation dès que le changement est validé, et non à la fin de la période. Le forfait inférieur doit aussi couvrir tous vos hôtels, hôtels en pause compris : Basic un, Pro six. Changer de forfait vous guide pas à pas.

Peut-on déplacer la date de facturation ?

Non. Nous ne proposons aucun moyen de décaler la date de renouvellement : elle est fixée une fois pour toutes au démarrage de votre abonnement payant, et aucun réglage, ni dans le portail ni dans nos outils de support, ne permet de la modifier.

La seule façon d'obtenir une autre date est de résilier puis de vous réabonner une fois la période payée écoulée, et cela en vaut rarement la peine : le nouvel abonnement prend pour date de renouvellement le jour où vous vous réabonnez, et vous auriez une interruption de service entre la fin de l'ancienne période et le nouvel abonnement. La résiliation se fait dans le portail client Stripe et prend effet à la fin de la période que vous avez déjà payée ; voir Résilier l'abonnement.

Comptes offerts

Les comptes bénéficiant d'un accès offert n'ont aucun cycle de facturation. Leur page de facturation affiche les fonctionnalités dont ils disposent, et rien d'autre : pas de date de renouvellement, pas d'historique de paiements, et aucune facture n'est générée.

Étapes suivantes

Support

Si quelque chose dans votre cycle ou sur une facture ne colle pas, écrivez à info@lobbyflight.com. Le centre d'aide complet est disponible dans le portail sous Portail → Aide.