Accord de traitement des données

Parties

1. Objet et durée

LobbyFlight traite des données personnelles pour le compte de l’Hôtel afin de fournir le Service, en particulier Flight Concierge (suivi des vols de clients individuels, notifications aux clients, page client et demandes de transport).

L’Accord s’applique aussi longtemps que LobbyFlight traite des données personnelles pour l’Hôtel en vertu des Conditions Générales d’Utilisation. Il prend fin automatiquement lorsque ce traitement a cessé et que les données ont été supprimées conformément à la section 9.

2. Nature et finalité du traitement

Le traitement comprend la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la consultation, l’utilisation, la transmission et l’effacement de données personnelles (article 4, point 2, du RGPD), exclusivement aux fins suivantes :

• Suivi des vols de clients individuels saisis par l’Hôtel (ou par le client via une invitation de l’Hôtel)
• Information du personnel de l’Hôtel et, si l’Hôtel l’a activé, du client sur les changements de statut du vol par e-mail et web push
• Mise à disposition de la page client personnelle avec le statut du vol, la météo et les recommandations de départ
• Transmission des demandes de transport (taxi, navette) faites par le client à l’Hôtel et aux partenaires de transport choisis par l’Hôtel
• Envoi d’invitations permettant au client de saisir lui-même son vol
• Stockage et, à la demande de l’Hôtel, traduction automatique des contenus que l’Hôtel télécharge (par exemple des diapositives d’information)

3. Types de données personnelles

Selon l’utilisation que l’Hôtel fait du Service :

• Nom et numéro de chambre du client
• Adresse e-mail et langue préférée du client
• Numéro de vol, date du vol, sens (arrivée ou départ), compagnie aérienne, aéroports de départ et de destination, ainsi que le statut du vol qui en résulte
• Demandes de transport : heure et adresse de prise en charge, nombre de passagers, note facultative du client et notes internes de l’Hôtel
• Notes libres ajoutées à un séjour par le personnel de l’Hôtel
• Date et nombre de visites de la page client et statut de remise des e-mails adressés au client (par exemple les rebonds)
• Abonnement web push du navigateur du client (adresse du service push et clés), uniquement si le client active les notifications
• Adresses IP des visiteurs de la page client, utilisées brièvement pour la limitation du nombre de requêtes

Le Service n’est pas destiné aux catégories particulières de données personnelles (article 9 du RGPD). L’Hôtel s’abstient de saisir de telles données, par exemple dans les notes libres.

4. Catégories de personnes concernées

• Clients de l’Hôtel dont les vols sont suivis
• Personnes que l’Hôtel invite à saisir leur vol
• Autres personnes dont l’Hôtel saisit les données dans le Service (par exemple dans des notes ou des contenus)

5. Droits et obligations de l’Hôtel

• L’Hôtel est responsable de la licéité du traitement, y compris de la base juridique du suivi des vols des clients et de l’envoi des notifications aux clients, ainsi que de l’information des clients conformément aux articles 13 et 14 du RGPD.
• L’Hôtel donne ses instructions principalement au moyen des paramètres et fonctions du Service. Toute autre instruction est donnée sous forme écrite (par exemple par e-mail à info@lobbyflight.com). Les instructions qui dépassent le périmètre convenu du Service peuvent être facturées séparément.
• Les clients exercent leurs droits auprès de l’Hôtel. L’Hôtel peut lui-même consulter, rectifier et supprimer les données des clients dans le portail.
• L’Hôtel informe LobbyFlight sans délai s’il constate des erreurs ou des irrégularités dans le traitement.

6. Obligations de LobbyFlight

• LobbyFlight ne traite les données personnelles que sur instruction documentée de l’Hôtel, y compris en ce qui concerne les transferts vers des pays tiers, à moins que le droit de l’Union ou d’un État membre ne l’exige ; dans ce cas, LobbyFlight en informe l’Hôtel au préalable, sauf si la loi l’interdit.
• LobbyFlight informe l’Hôtel sans délai si, selon elle, une instruction constitue une violation du droit de la protection des données.
• Les personnes autorisées à traiter les données se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.
• LobbyFlight prend les mesures techniques et organisationnelles requises par l’article 32 du RGPD (annexe 1). Elle peut les faire évoluer, à condition que le niveau de protection ne soit pas réduit.
• Compte tenu de la nature du traitement, LobbyFlight aide l’Hôtel, par des mesures appropriées, à donner suite aux demandes des personnes concernées (articles 12 à 22 du RGPD).
• LobbyFlight aide l’Hôtel à respecter ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyses d’impact relatives à la protection des données, consultation préalable), compte tenu des informations dont elle dispose.
• LobbyFlight notifie l’Hôtel sans délai après avoir pris connaissance d’une violation de données personnelles concernant les données de l’Hôtel, avec les informations dont l’Hôtel a besoin pour ses propres notifications.
• LobbyFlight n’utilise pas les données à ses propres fins et ne les vend pas. Les chiffres d’utilisation agrégés sans référence personnelle (par exemple le nombre de trajets décomptés pour la facturation) ne sont pas des données personnelles au sens du présent Accord.

7. Sous-traitants ultérieurs

L’Hôtel accorde à LobbyFlight une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs. Les sous-traitants ultérieurs auxquels il était fait appel lors de l’entrée en vigueur du présent Accord sont listés à l’annexe 2.

LobbyFlight informe l’Hôtel de tout ajout ou remplacement envisagé d’un sous-traitant ultérieur au moins 30 jours à l’avance, par e-mail ou par un avis dans le portail. L’Hôtel peut s’y opposer pour des motifs raisonnables liés à la protection des données dans ce délai ; si aucune solution ne peut être trouvée, chaque partie peut résilier la partie du Service concernée.

LobbyFlight impose à chaque sous-traitant ultérieur des obligations de protection des données offrant le même niveau de protection que le présent Accord et demeure responsable envers l’Hôtel de l’exécution par le sous-traitant ultérieur.

8. Transferts vers des pays tiers

Certains sous-traitants ultérieurs sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données. LobbyFlight ne transfère des données personnelles vers un pays tiers que si les conditions des articles 44 et suivants du RGPD sont remplies, notamment sur la base de l’EU-US Data Privacy Framework lorsque le destinataire est certifié, ou à défaut sur la base des clauses contractuelles types (CCT) de la Commission européenne.

9. Suppression et restitution

LobbyFlight supprime automatiquement les données personnelles comme suit :

• Vols suivis, avec leurs demandes de transport, leur historique des statuts et leurs abonnements push : 30 jours après la fin ou l’annulation du suivi
• Invitations non utilisées : 30 jours après l’expiration du lien d’invitation ; invitations annulées : 30 jours après l’annulation
• Lorsqu’un essai se termine sans forfait, les suivis en cours s’arrêtent ; les données sont ensuite supprimées selon la règle ci-dessus
• Lorsque l’Hôtel ferme son compte : toutes les données de ses hôtels, y compris les données des clients, 30 jours après la fermeture

Avant la fermeture du compte, l’Hôtel peut demander les données des clients encore enregistrées dans un format courant lisible par machine. Les données figurant dans les sauvegardes du fournisseur de base de données sont écrasées selon le cycle de sauvegarde habituel du fournisseur. Les obligations légales de conservation ne sont pas affectées.

10. Informations et audits

LobbyFlight met à la disposition de l’Hôtel, sur demande, les informations nécessaires pour démontrer le respect de l’article 28 du RGPD, en particulier le présent Accord, ses annexes et des informations à jour sur les sous-traitants ultérieurs. L’Hôtel peut réaliser des audits, ou les faire réaliser par un auditeur tenu à la confidentialité, moyennant un préavis raisonnable, en règle générale au maximum une fois par an, pendant les heures ouvrables normales et sans perturber l’exploitation. LobbyFlight peut facturer des frais raisonnables pour les audits allant au-delà de la fourniture de documents, sauf si l’audit révèle une violation substantielle du présent Accord.

11. Responsabilité

La responsabilité envers les personnes concernées est régie par l’article 82 du RGPD. Entre les parties, les dispositions relatives à la responsabilité des Conditions Générales d’Utilisation s’appliquent, sauf disposition impérative contraire.

12. Dispositions finales

Les modifications du présent Accord sont annoncées comme les modifications des Conditions Générales d’Utilisation. Si une disposition était invalide, les autres dispositions resteraient en vigueur. Le présent Accord est régi par le droit autrichien ; le tribunal compétent est celui convenu dans les Conditions Générales d’Utilisation.

Contact

Pour toute question concernant le présent Accord ou le traitement des données des clients, veuillez nous contacter :