Trouver et télécharger vos factures

Cet article vous montre où sont vos factures, comment ouvrir ou enregistrer chacune d'elles et ce que signifient les différentes lignes. Toutes les factures sont créées et conservées par Stripe, notre prestataire de paiement : LobbyFlight les récupère en direct et vous les affiche, ce qui explique l'essentiel de ce qui suit.

Avant de commencer : qui voit les factures

L'espace de facturation est réservé au propriétaire de l'organisation. Si vous vous connectez en tant que responsable ou membre du personnel, Facturation n'apparaît pas du tout dans votre menu, et il n'existe aucun autre chemin vers l'historique des paiements. Demandez au propriétaire de l'organisation de sortir la facture pour vous, ou de vous transmettre le rôle de propriétaire. Rôles et accès détaille ce qui distingue les rôles.

Les comptes offerts constituent la seconde exception. Si votre compte a été créé en accès offert, la page de facturation affiche un court encadré « Accès offert » à la place de la vue habituelle. Aucun abonnement ne se cache derrière et aucune facture n'est générée : rien de cet article ne vous concerne.

Ouvrir l'historique des paiements

Connectez-vous au portail et choisissez Facturation dans la navigation. La page s'ouvre sur votre forfait actuel puis, en dessous, sur la section Historique des Paiements, avec une ligne par facture.

La facturation se fait au niveau de l'organisation, et non par établissement. Les factures sont rattachées à la fiche client de votre organisation chez Stripe : l'historique des paiements réunit donc dans un seul tableau les factures de tous les hôtels de votre organisation. C'est aussi la réponse à la question de la facture unique : pour un groupe hôtelier, une facture commune est le cas normal, et non quelque chose à demander.

Le tableau comporte cinq colonnes :

Date est le jour où Stripe a créé la facture.

Facture affiche le numéro de facture sur la première ligne et, en dessous, le libellé du premier poste.

Montant est la somme payée, dans la devise de la facture. Les montants en euros portent le signe € ; toute autre devise apparaît sous son code à trois lettres.

Statut est le statut de la facture chez Stripe, détaillé plus bas.

Actions contient les liens vers la facture elle-même.

Seules les 50 factures les plus récentes sont chargées. LobbyFlight n'en conserve aucune copie : si votre compte est assez ancien pour que les plus anciennes soient sorties de la liste, il faut passer par le portail Stripe pour les retrouver.

Télécharger une facture

Chaque ligne de l'historique des paiements se termine par deux petites icônes, qui ne font pas la même chose :

L'icône de lien externe ouvre dans un nouvel onglet la page de facture hébergée par Stripe. Elle présente la facture complète, avec le moyen de paiement utilisé, le traitement fiscal et la date de paiement.

L'icône de téléchargement ouvre le PDF déjà produit par Stripe pour cette facture, également dans un nouvel onglet. Votre navigateur l'affiche ou l'enregistre selon vos propres réglages : LobbyFlight ne génère pas le fichier et ne lui donne pas de nom, celui-ci vient donc de Stripe.

Si une ligne affiche le mot Demo à la place des deux icônes, cette facture n'a pas de liens chez Stripe. Cela arrive sur les comptes de démonstration, où l'historique des paiements est rempli de lignes d'exemple plutôt que de vraies factures.

Il n'est pas possible de sélectionner plusieurs lignes et de les télécharger en une seule fois. Au-delà de quelques factures, utilisez le portail Stripe, qui les liste toutes sur une même page.

Le portail Stripe pour la vue complète

Sur la page de facturation, Gérer l'Abonnement ouvre le portail client Stripe dans un nouvel onglet. Son récapitulatif de factures montre tout ce que le tableau LobbyFlight laisse de côté : le moyen de paiement utilisé, la référence de transaction, le détail complet des postes, les informations fiscales et un lien PDF par facture. C'est également dans le portail Stripe que vous modifiez vos informations de facturation, y compris un numéro de TVA que vous n'avez pas saisi à l'inscription.

Le portail Stripe est l'interface propre à Stripe : sa formulation et sa présentation peuvent différer de ce qui est décrit ici.

Lire une facture

Le numéro de facture

Le numéro figurant dans la colonne Facture est le numéro de facture Stripe, sous une forme telle que ABC12345-0001. Le préfixe identifie votre fiche client et le compteur avance par client, non par année civile : votre première facture d'une nouvelle année ne repart donc pas à 001. Citez ce numéro chaque fois que vous nous écrivez à propos d'un prélèvement précis.

Quand paraît la première facture

Tout abonnement commence par sept jours d'essai gratuit, pendant lesquels aucun argent ne circule. La première facture est donc créée à la fin de l'essai, et non le jour de l'inscription ; chaque facture suivante arrive une période de facturation plus tard. L'heure de facturation est l'heure à laquelle votre abonnement a été créé chez Stripe : il n'y a pas de traitement nocturne fixe.

Les factures sont exigibles immédiatement et réglées automatiquement avec le moyen de paiement enregistré lors de la souscription.

Mensuel ou annuel

Vous pouvez être facturé au mois ou à l'année, et ce choix détermine le nombre de factures. Les abonnements mensuels coûtent 69 € pour Basic, 149 € pour Pro et 199 € pour Premium, et produisent douze factures par an. Les abonnements annuels valent dix fois le prix mensuel — 690 € pour Basic, 1 490 € pour Pro et 1 990 € pour Premium, soit deux mois offerts — et donnent une facture unique couvrant toute l'année.

Les postes

L'abonnement lui-même constitue une ligne. Tout le reste de ce que vous avez souscrit apparaît comme une ligne distincte sur la même facture :

Les aéroports supplémentaires coûtent 99 € par mois pour chaque aéroport au-delà de celui inclus dans votre forfait. Retirer un aéroport produit une ligne d'avoir au prorata.

Les offres Concierge coûtent 39 € par mois pour S, 89 € pour M et 199 € pour L.

Les packs de trajets sont des achats ponctuels à 39 € pour S, 139 € pour M et 329 € pour L.

Les trajets hors forfait sont facturés à l'unité au-delà de votre quota inclus, entre 0,69 € et 0,89 € selon l'offre.

Il n'y a pas de frais de mise en service : rien sur la facture ne couvre l'installation ou la prise en main.

Lorsque vous changez de forfait en cours de période, Stripe calcule au prorata : il crédite la part non consommée de l'ancien forfait et facture le reste du nouveau, sur la durée exacte de la période plutôt que sur un mois forfaitaire de trente jours. Les deux montants apparaissent en lignes séparées, et c'est la différence que vous payez réellement. Monter ou descendre de forfait traite du calendrier des changements de forfait.

La TVA

La TVA est calculée automatiquement à la souscription, selon le pays de votre hôtel et selon que vous avez fourni un numéro de TVA.

Si vous êtes dans l'UE et avez donné un numéro de TVA valide, la facture affiche 0,00 € de TVA au titre de l'autoliquidation, et vous déclarez la taxe vous-même. Si vous êtes dans l'UE sans numéro de TVA, la TVA s'ajoute au taux applicable : au taux autrichien de 20 %, un abonnement Pro à 149,00 € revient à 178,80 €. Hors de l'UE, aucune TVA n'est ajoutée.

Si vous avez oublié votre numéro de TVA à l'inscription, il ne peut pas être ajouté depuis le portail LobbyFlight. Ouvrez le portail Stripe via Gérer l'Abonnement et modifiez-y vos informations de facturation ; la prochaine facture en tiendra compte.

L'émetteur

Les factures sont émises par RiFa Holding & Advertising GmbH, E.v. Behringstraße 14, 9500 Villach, Autriche, TVA ATU12345678.

Ce que signifient les statuts

Le badge de statut reprend le statut de facture communiqué par Stripe, et la couleur suit :

Payé, en vert, signifie que le paiement est passé et qu'il ne reste rien à régler.

Ouvert, en ambre, signifie que la facture existe mais n'a pas encore été payée.

Un badge gris signale une facture en brouillon, que Stripe n'a pas finalisée.

Tout autre statut s'affiche en rouge, avec la formulation propre à Stripe plutôt qu'un libellé traduit. Un badge rouge signifie que le prélèvement n'a pas abouti : Ce qui se passe quand un paiement échoue explique comment le régulariser.

L'e-mail de facture

Après un paiement réussi, l'e-mail de facture part vers l'adresse enregistrée sur votre compte hôtel. Son objet est Invoice #<numéro> - LobbyFlight et il contient le numéro de facture, la date, la période facturée, le forfait et le montant total, ainsi qu'un bouton View Billing History qui vous ramène au portail. Cet e-mail n'est envoyé qu'en anglais.

L'e-mail ne comporte aucun PDF en pièce jointe. Si vous avez besoin du fichier, ouvrez la facture depuis l'historique des paiements ou depuis le portail Stripe.

Un e-mail manque volontairement : la toute première facture, celle émise à la fin de l'essai, ne fait pas l'objet d'un message dédié, car elle est déjà couverte par l'e-mail de bienvenue reçu au démarrage de votre abonnement.

Si un e-mail de facture ultérieur n'arrive jamais, vérifiez votre dossier de spam et assurez-vous que l'adresse enregistrée sur votre compte hôtel est bien celle que vous consultez. Le portail ne propose pas de bouton de renvoi : la facture reste de toute façon disponible dans l'historique des paiements, que l'e-mail soit arrivé ou non.

Vérifier ce que vous payez

Au-dessus de l'historique des paiements, la page de facturation indique ce que votre compte comprend réellement : le nombre d'Écrans, le nombre de Diapositives que vous pouvez ajouter, si Langues, Météo et Statistiques sont inclus, et votre niveau de Marque (logo seulement, couleurs et logo, ou marque blanche). Sous le forfait figure aussi la date de renouvellement de votre abonnement. Si un montant vous surprend, c'est l'endroit le plus rapide pour vérifier que le forfait de la facture correspond aux fonctionnalités dont vous disposez.

Faire corriger une facture

Si quelque chose est erroné sur une facture — le nom de la société, l'adresse, le numéro de TVA ou le montant —, écrivez à info@lobbyflight.com avec le numéro de facture et les informations correctes, et nous nous en occupons.

Étapes suivantes

Comprendre le cycle de facturation explique quand chaque facture est émise.

Mettre à jour votre mode de paiement montre comment changer la carte sur laquelle les factures sont prélevées.

Formules d'abonnement indique le prix et le contenu de chaque forfait.

Assistance

Pour toute question sur une facture précise, écrivez à info@lobbyflight.com ou appelez le +43 650 753 1811.

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