Encontrar y descargar vuestras facturas
Dónde vive el historial de pagos en el portal, cómo abrir cada factura en PDF y cómo leer las líneas que contiene.
Encontrar y descargar vuestras facturas
Este artículo os muestra dónde están vuestras facturas, cómo abrir o guardar cada una y qué significan las distintas líneas. Todas las facturas las crea y las guarda Stripe, nuestro proveedor de pagos: LobbyFlight las consulta en vivo y os las enseña, y de ahí sale casi todo lo que viene a continuación.
Antes de empezar: quién puede ver las facturas
El área de facturación está reservada a la persona propietaria de la organización. Si iniciáis sesión como responsables o como personal, Facturación no aparece en vuestro menú y no hay ninguna otra ruta hasta el historial de pagos. Pedid a quien sea propietario de la organización que saque la factura por vosotros, o que os ceda el rol de propietario. En Roles y acceso tenéis en qué se diferencian los roles.
Las cuentas de cortesía son la segunda excepción. Si vuestra cuenta se creó como cuenta de cortesía, la página de facturación muestra un panel breve de «Acceso de cortesía» en lugar de la vista normal. No hay ninguna suscripción detrás ni se generan facturas, así que nada de este artículo os aplica.
Abrir el historial de pagos
Iniciad sesión en el portal y elegid Facturación en la navegación. La página se abre con vuestro plan actual y, debajo, la sección Historial de Pagos, con una fila por factura.
La facturación funciona a nivel de organización, no por propiedad. Las facturas van asociadas al registro de cliente de vuestra organización en Stripe, de modo que el historial de pagos lista juntas, en una sola tabla, las facturas de todos los hoteles de la organización. Esto responde también a la pregunta de la factura consolidada: para un grupo de hoteles, una única factura conjunta es lo normal y no algo que tengáis que solicitar.
La tabla tiene cinco columnas:
€; cualquier otra moneda aparece con su código de tres letras.Solo se cargan las 50 facturas más recientes. LobbyFlight no guarda copia de ellas, así que si vuestra cuenta ya tiene los años suficientes como para que las más antiguas se hayan quedado fuera, tendréis que ir al portal de Stripe para llegar a ellas.
Descargar una factura suelta
Cada fila del historial de pagos termina con dos iconos pequeños, y cada uno hace algo distinto:
Si en una fila aparece la palabra Demo en lugar de los dos iconos, esa factura no tiene enlaces en Stripe. Ocurre en las cuentas de demostración, donde el historial de pagos se rellena con filas de ejemplo en vez de facturas reales.
No se pueden seleccionar varias filas y descargarlas de una vez. Para más de un puñado de facturas, usad el portal de Stripe, que las lista todas en una sola página.
El portal de Stripe para verlo todo
En la página de facturación, Gestionar Suscripción abre el portal de cliente de Stripe en una pestaña nueva. Su resumen de facturas muestra todo lo que la tabla de LobbyFlight deja fuera: el método de pago utilizado, la referencia de la transacción, el desglose completo de conceptos, los datos fiscales y un enlace al PDF por factura. El portal de Stripe es también donde cambiáis vuestros datos de facturación, incluido un NIF-IVA que no introdujisteis al registraros.
El portal de Stripe es la interfaz propia de Stripe, así que su redacción y su disposición pueden diferir de lo que se describe aquí.
Leer una factura
El número de factura
El número de la columna Factura es el número de factura de Stripe, con una forma como ABC12345-0001. El prefijo identifica vuestro registro de cliente y el contador avanza por cliente, no por año natural: vuestra primera factura de un año nuevo no vuelve a empezar en 001. Citad este número siempre que os pongáis en contacto con nosotros por un cargo concreto.
Cuándo aparece la primera factura
Toda suscripción empieza con siete días de prueba gratuita, y durante ellos no se mueve dinero. La primera factura se crea, por tanto, cuando termina la prueba y no el día en que os registrasteis; cada factura posterior llega un período de facturación después. La hora de facturación es la hora del día a la que se creó vuestra suscripción en Stripe: no hay una pasada nocturna fija.
Las facturas vencen de inmediato y se pagan automáticamente con el método de pago que guardasteis al contratar.
Mensual o anual
Podéis pagar de forma mensual o anual, y eso decide cuántas facturas veréis. Las suscripciones mensuales cuestan 69 € para Basic, 149 € para Pro y 199 € para Premium, y generan doce facturas al año. Las anuales cuestan diez veces el precio mensual —690 € para Basic, 1.490 € para Pro y 1.990 € para Premium, o sea, dos meses gratis— y generan una sola factura que cubre todo el año.
Los conceptos
La suscripción en sí es una línea. Todo lo demás que hayáis contratado aparece como línea propia en la misma factura:
No hay cuota de alta, así que en la factura no hay nada que cubra instalación ni puesta en marcha.
Cuando cambiáis de plan a mitad de período, Stripe prorratea: abona la parte no usada del plan antiguo y cobra lo que resta del nuevo, calculado sobre la duración exacta del período y no sobre un mes plano de treinta días. Ambos importes aparecen como líneas separadas, y lo que pagáis de verdad es la diferencia. Subir y bajar de plan trata los plazos de los cambios de plan.
El IVA
El IVA se calcula automáticamente al contratar, en función de dónde está vuestro hotel y de si facilitasteis un NIF-IVA.
Si estáis en la UE y disteis un NIF-IVA válido, la factura muestra 0,00 € de IVA por el mecanismo de inversión del sujeto pasivo, y sois vosotros quienes declaráis el impuesto. Si estáis en la UE sin NIF-IVA, se añade el IVA al tipo aplicable: al tipo austriaco del 20 %, una suscripción Pro de 149,00 € queda en 178,80 €. Fuera de la UE no se añade IVA.
Si olvidasteis el NIF-IVA al registraros, no se puede añadir desde el portal de LobbyFlight. Abrid el portal de Stripe con Gestionar Suscripción y cambiad allí vuestros datos de facturación; la siguiente factura ya lo reflejará.
Quién emite la factura
Las facturas las emite RiFa Holding & Advertising GmbH, E.v. Behringstraße 14, 9500 Villach, Austria, NIF-IVA ATU12345678.
Qué significan los estados
La etiqueta de estado repite el estado que Stripe informa para la factura, y el color va con ella:
El correo de la factura
Tras un pago correcto, el correo de la factura va a la dirección de vuestra cuenta de hotel. Su asunto es Invoice #<número> - LobbyFlight y contiene el número de factura, la fecha, el período facturado, el plan y el importe total, además de un botón View Billing History que os devuelve al portal. Ese correo se envía solo en inglés.
El correo no lleva el PDF adjunto. Si necesitáis el archivo, abrid la factura desde el historial de pagos o desde el portal de Stripe.
Falta un correo a propósito: la primerísima factura, la que se emite al terminar la prueba, no recibe mensaje propio porque ya la cubre el correo de bienvenida que os llega cuando arranca vuestra suscripción.
Si un correo de factura posterior no llega nunca, mirad en la carpeta de spam y comprobad que la dirección de vuestra cuenta de hotel es la que de verdad leéis. En el portal no hay botón de reenvío: la factura está siempre disponible en el historial de pagos, llegara o no el correo.
Comprobar por qué estáis pagando
Encima del historial de pagos, la página de facturación indica qué incluye realmente vuestra cuenta: el número de Pantallas, cuántas Diapositivas propias podéis añadir, si Idiomas, Tiempo y Analítica están incluidos y vuestro nivel de Marca (solo logo, colores y logo, o marca blanca). Debajo del plan veis además la fecha de renovación de vuestra suscripción. Si un importe os sorprende, este es el sitio más rápido para comprobar si el plan de la factura se corresponde con las funciones que estáis recibiendo.
Corregir una factura
Si algo de una factura está mal —el nombre de la empresa, la dirección, el NIF-IVA o el importe—, escribid a info@lobbyflight.com con el número de factura y los datos correctos, y nosotros nos encargamos.
Siguientes pasos
Soporte
Para dudas sobre una factura concreta, escribid a info@lobbyflight.com o llamad al +43 650 753 1811.