Rechnungen anzeigen und herunterladen

Rechnungen anzeigen und herunterladen

Alle Ihre LobbyFlight-Rechnungen sind jederzeit zugänglich. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Rechnungen finden, herunterladen und verstehen.

Zugriff auf den Zahlungsverlauf

Im LobbyFlight-Portal

Schritt-für-Schritt:

1. Im Portal anmelden
2. Auf "Abrechnung" in der Navigation klicken
3. Zum Bereich "Zahlungsverlauf" scrollen
4. Liste aller Zahlungen wird angezeigt

Anzeigeformat:

┌──────────────────────────────────────────────────┐
│  Zahlungsverlauf                                 │
├──────────────────────────────────────────────────┤
│  Datum       Beschreibung    Betrag    Status    │
│  ────────────────────────────────────────────    │
│  01.01.2024  Abonnement     €149,00   ✅ Bezahlt  │
│  01.12.2023  Abonnement     €149,00   ✅ Bezahlt  │
│  01.11.2023  Abonnement     €149,00   ✅ Bezahlt  │
│  01.10.2023  Abonnement     €149,00   ✅ Bezahlt  │
└──────────────────────────────────────────────────┘

Im Stripe-Portal

Zugriff:

1. Abrechnung → "Abonnement verwalten"
2. Stripe-Portal öffnet sich
3. Auf "Rechnungen" Tab klicken
4. Vollständiger Verlauf wird angezeigt

Mehr Details als im LobbyFlight-Portal:

Rechnungen herunterladen

PDF-Download im Portal

Prozess:

1. Zahlungsverlauf → Zahlungszeile
2. Auf "Download"-Symbol klicken (⬇️)
3. PDF wird erstellt
4. Automatischer Download
5. Dateiname: LobbyFlight_Rechnung_2024-01-01.pdf

PDF-Inhalt:

┌────────────────────────────────┐
│  RECHNUNG                      │
│                                │
│  Von: Rifa Digital GmbH        │
│  An: [Ihr Hotel]               │
│                                │
│  Rechnungs-Nr.: INV-2024-001   │
│  Datum: 1. Januar 2024         │
│  Fällig: 1. Januar 2024        │
│                                │
│  Beschreibung       Betrag     │
│  ──────────────────────────    │
│  LobbyFlight Pro    €149,00     │
│  Monatlich          (Jan 24)   │
│                                │
│  Zwischensumme:     €149,00     │
│  USt. (20%):        €17,80     │
│  Gesamt:            €106,80    │
│                                │
│  Zahlungsmethode: Visa ****1234│
│  Status: BEZAHLT               │
│                                │
│  Vielen Dank für Ihr Vertrauen!│
└────────────────────────────────┘

Mehrere Rechnungen auf einmal

Massendownload (geplant für Q2 2024):

1. Zahlungsverlauf
2. Kontrollkästchen neben gewünschten Rechnungen
3. "Ausgewählte herunterladen"-Button
4. ZIP-Datei mit allen PDFs

Aktueller Workaround:

Im Stripe-Portal

Vorteil: Direkte Links zu PDFs

1. Stripe-Portal → Rechnungen
2. Jede Rechnung hat "PDF"-Button
3. Klick öffnet PDF in neuem Tab
4. Rechtsklick → "Speichern unter..."
5. Oder: Drucken → Als PDF speichern

Rechnungsdetails verstehen

Rechnungsnummer

Format: INV-[JAHR]-[NUMMER]

Beispiele:

INV-2024-001 → Ihre 1. Rechnung in 2024
INV-2024-012 → Ihre 12. Rechnung in 2024

Eindeutig: Jede Rechnung hat eine eindeutige Nummer

Verwendung:

Rechnungsdatum

Erstellt: Abrechnungsdatum (z.B. 1. jeden Monats)

Fällig: Sofort (automatische Zahlung)

Bezahlt: Innerhalb von Minuten (bei erfolgreicher Zahlung)

Zeitablauf:

00:00: Rechnung erstellt
00:05: Zahlungsversuch
00:06: Bei Erfolg → Status: BEZAHLT
00:07: E-Mail mit Rechnung gesendet

Rechnungspositionen

Normale monatliche Rechnung:

Beschreibung: LobbyFlight Pro - Monatsabonnement
Zeitraum: 01.01.2024 - 01.02.2024
Menge: 1
Stückpreis: €149,00
Gesamt: €149,00

Bei anteiliger Berechnung (Tarif-Upgrade):

Position 1:
  Beschreibung: LobbyFlight Premium (15. Jan - 1. Feb)
  Tage: 17
  Tagessatz: €4,30 (€199 / 30)
  Gesamt: €73,10

Position 2:
  Beschreibung: Gutschrift für ungenutzten Pro-Tarif
  Tage: 17
  Tagessatz: -€2,97 (€149 / 30)
  Gesamt: -€50,43

Nettobelastung: €22,67

USt./MwSt.

EU-Hotels (mit USt-ID):

Zwischensumme: €149,00
USt.: €0,00 (Reverse Charge)
Gesamt: €149,00

Hinweis: "Reverse-Charge-Verfahren anwendbar.
         USt.-Nr.: ATU12345678"

EU-Hotels (ohne USt-ID):

Zwischensumme: €149,00
USt. (20%): €17,80
Gesamt: €106,80

Nicht-EU-Hotels:

Zwischensumme: €149,00
USt.: €0,00
Gesamt: €149,00

Zahlungsmethode

Auf Rechnung angezeigt:

Zahlungsmethode: Visa endet auf 1234
Transaktions-ID: ch_1Ab2Cd3Ef4Gh5Ij6
Status: BEZAHLT
Bezahlt am: 1. Januar 2024 00:06 UTC

Für SEPA:

Zahlungsmethode: SEPA-Lastschrift
IBAN: AT48 **** **** **** 3456
Status: BEZAHLT
Bezahlt am: 7. Januar 2024 (5 Tage Verarbeitung)

E-Mail-Rechnungen

Automatischer Versand

Wann gesendet:

Sofort nach erfolgreicher Zahlung
Typ: PDF-Anhang + Inline-HTML
An: Hotel-E-Mail (aus Konto)

E-Mail-Format:

Betreff: Rechnung für LobbyFlight - Januar 2024

Sehr geehrtes [Hotelname],

vielen Dank für Ihre Zahlung.

Anbei Ihre Rechnung für Januar 2024.

Rechnungsübersicht:
- Betrag: €149,00
- Tarif: Pro
- Zeitraum: 01. Jan - 01. Feb 2024
- Zahlung: Visa ****1234

Fragen? Antworten Sie auf diese E-Mail.

Mit freundlichen Grüßen,
LobbyFlight Rechnungsteam

[Anhang: Rechnung_2024-01-01.pdf]

Rechnung nicht erhalten?

Prüfen:

Erneut anfordern:

1. Portal → Zahlungsverlauf
2. Zahlungszeile → "E-Mail erneut senden"-Button
3. Neue E-Mail wird gesendet
4. Innerhalb von 5 Minuten erhalten

Alternative:

Rechnungen für die Buchhaltung

Monatsübersicht

Export für Buchhalter:

1. Portal → Abrechnung → Export
2. Zeitraum wählen (z.B. "2024")
3. Format: CSV oder PDF-Paket
4. Herunterladen
5. An Buchhalter weiterleiten

CSV-Format:

Datum,Rechnung,Beschreibung,Betrag,USt.,Gesamt,Status
2024-01-01,INV-2024-001,LobbyFlight Pro,€149,00,€17,80,€106,80,Bezahlt
2024-02-01,INV-2024-002,LobbyFlight Pro,€149,00,€17,80,€106,80,Bezahlt
...

Jahresübersicht

Für Steuererklärung:

1. Portal → Abrechnung → Jahresübersicht
2. Jahr wählen (z.B. "2024")
3. Erstellt PDF mit:
   - Alle Zahlungen
   - Gesamtsumme bezahlt
   - Gesamt-USt.
   - Monatliche Aufschlüsselung
4. Herunterladen

Beispiel:

Jahresübersicht 2024
Hotel: Grand Vienna

Gesamt bezahlt: €1.068,00
Gesamt USt.: €213,60
Gesamtsumme: €1.281,60

Monatliche Aufschlüsselung:
Jan: €149,00 + €17,80 USt.
Feb: €149,00 + €17,80 USt.
...
Dez: €149,00 + €17,80 USt.

Rechnungsstatus

Statustypen

"Bezahlt" (✅):

Zahlung erfolgreich
Keine Aktion erforderlich
Rechnung archiviert

"Ausstehend" (⏳):

Zahlung wird verarbeitet
SEPA: Warten auf Bankbestätigung (5-7 Tage)
Keine Sorge - normal für SEPA

"Fehlgeschlagen" (❌):

Zahlung fehlgeschlagen
Wiederholung wird automatisch versucht
Zahlungsmethode prüfen
[Siehe: Zahlungsfehler-Anleitung]

"Erstattet" (↩️):

Rückerstattung abgeschlossen
Betrag zurück auf Karte (5-10 Tage)
Grund: Kündigung oder Geld-zurück-Garantie

Status im Portal

Farbcodierung:

✅ Grün: Bezahlt
⏳ Gelb: Ausstehend
❌ Rot: Fehlgeschlagen
↩️ Blau: Erstattet

Rechnungskorrekturen

Fehler auf Rechnung?

Häufige Korrekturen:

Prozess:

1. E-Mail an info@lobbyflight.com:
   - Rechnungsnummer
   - Fehler beschreiben
   - Korrekte Informationen angeben
   - Screenshot anhängen

2. Wir prüfen (1-2 Werktage)

3. Korrigierte Rechnung:
   - Stornierung der alten Rechnung
   - Neue korrekte Rechnung erstellt
   - Gleiche Transaktions-ID
   - Per E-Mail gesendet

4. Beide Rechnungen für Buchhaltung:
   - Original (Stornierungsvermerk)
   - Korrigiert (gültig)

USt-ID nachträglich hinzufügen

Falls bei Registrierung vergessen:

1. Portal → Einstellungen → Steuerinformationen
2. USt-ID eingeben (z.B. ATU12345678)
3. Speichern
4. Ab nächster Rechnung: Reverse Charge

Alte Rechnungen korrigieren?

E-Mail an info@lobbyflight.com - wir erstellen Korrekturechnungen

Häufig gestellte Fragen

Wo finde ich meine Rechnungen?

Portal → Abrechnung → Zahlungsverlauf oder Stripe-Portal → Rechnungen.

Kann ich die Rechnung umbenennen lassen (Firmenname)?

Ja. E-Mail an info@lobbyflight.com mit korrektem Firmennamen.

Wie lange werden Rechnungen gespeichert?

Unbegrenzt. Auch nach Kündigung im Stripe-Portal zugänglich.

Bekomme ich eine separate Rechnung für Setup-Gebühren?

Keine Setup-Gebühr bei LobbyFlight. Nur monatliches Abonnement.

Kann ich eine Rechnung in anderer Währung erhalten?

EUR standardmäßig. Andere Währungen auf Anfrage (Enterprise-Kunden).

Gibt es eine Sammelrechnung für mehrere Hotels?

Ja, für Hotelketten. Kontakt: info@lobbyflight.com

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Rechnungen verstanden?

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