Rechnungen finden und herunterladen

Dieser Artikel zeigt euch, wo eure Rechnungen liegen, wie ihr jede einzelne öffnet oder speichert und was die einzelnen Posten darauf bedeuten. Jede Rechnung wird von Stripe erstellt und gespeichert, unserem Zahlungsdienstleister – LobbyFlight holt sie live ab und zeigt sie euch an. Daraus erklärt sich das meiste, was jetzt folgt.

Vorab: Wer Rechnungen überhaupt sieht

Der Abrechnungsbereich ist der Inhaberin oder dem Inhaber der Organisation vorbehalten. Wenn ihr als Manager oder als Mitarbeiter angemeldet seid, taucht Abrechnung in eurem Menü gar nicht erst auf, und es gibt keinen anderen Weg zum Zahlungsverlauf. Bittet die Person, der die Organisation gehört, die Rechnung für euch herauszuziehen – oder die Inhaberrolle zu übergeben. Rollen und Zugriff erklärt, worin sich die Rollen unterscheiden.

Kostenfreie Konten sind die zweite Ausnahme. Wurde euer Konto als kostenfreier Zugang eingerichtet, zeigt die Abrechnungsseite statt der normalen Ansicht ein kurzes Feld „Kostenfreier Zugang“. Dahinter steckt kein Abonnement, und es entstehen keine Rechnungen – für euch gilt also nichts von dem, was hier steht.

Den Zahlungsverlauf öffnen

Meldet euch im Portal an und wählt in der Navigation Abrechnung. Die Seite öffnet mit eurem aktuellen Tarif und darunter dem Abschnitt Zahlungsverlauf, mit einer Zeile je Rechnung.

Abgerechnet wird auf Ebene der Organisation, nicht je Haus. Rechnungen hängen am Kundendatensatz eurer Organisation bei Stripe, der Zahlungsverlauf listet die Rechnungen aller Häuser eurer Organisation also gemeinsam in einer Tabelle auf. Damit ist auch die Frage nach der Sammelrechnung beantwortet: Für eine Hotelgruppe ist eine gemeinsame Rechnung der Normalfall und nichts, was ihr eigens vereinbaren müsst.

Die Tabelle hat fünf Spalten:

Datum ist der Tag, an dem Stripe die Rechnung erstellt hat.

Rechnung zeigt in der ersten Zeile die Rechnungsnummer und darunter die Bezeichnung des ersten Postens.

Betrag ist der gezahlte Betrag in der Währung der Rechnung. Euro-Beträge bekommen ein €, jede andere Währung erscheint als ihr dreibuchstabiger Code.

Status ist der Rechnungsstatus bei Stripe, weiter unten genauer beschrieben.

Aktionen enthält die Links zur Rechnung selbst.

Geladen werden nur die 50 neuesten Rechnungen. LobbyFlight bewahrt keine Kopie davon auf – wenn euer Konto alt genug ist, dass ältere Rechnungen hinten herausgefallen sind, kommt ihr nur noch über das Stripe-Portal an sie heran.

Eine einzelne Rechnung herunterladen

Jede Zeile im Zahlungsverlauf endet mit zwei kleinen Symbolen, und die beiden tun Unterschiedliches:

Das Symbol für den externen Link öffnet die bei Stripe gehostete Rechnungsseite in einem neuen Tab. Dort steht die Rechnung vollständig, mit der verwendeten Zahlungsmethode, der steuerlichen Behandlung und dem Zahlungsdatum.

Das Download-Symbol öffnet das fertige PDF, das Stripe zu dieser Rechnung erzeugt hat, ebenfalls in einem neuen Tab. Euer Browser zeigt es dann an oder speichert es, je nach euren eigenen Einstellungen – LobbyFlight erzeugt die Datei nicht und legt auch keinen Dateinamen fest, der Name kommt also von Stripe.

Steht in einer Zeile statt der beiden Symbole das Wort Demo, hat diese Rechnung keine Links bei Stripe. Das passiert auf Demo-Konten, wo der Zahlungsverlauf mit Beispielzeilen statt mit echten Rechnungen gefüllt ist.

Mehrere Zeilen auswählen und in einem Zug herunterladen geht nicht. Für mehr als eine Handvoll Rechnungen nehmt das Stripe-Portal, das sie alle auf einer Seite auflistet.

Das Stripe-Portal für das ganze Bild

Auf der Abrechnungsseite öffnet Abonnement verwalten das Stripe-Kundenportal in einem neuen Tab. Die Rechnungsübersicht dort zeigt alles, was die Tabelle in LobbyFlight weglässt: die verwendete Zahlungsmethode, die Transaktionsreferenz, die vollständige Aufschlüsselung der Posten, die Steuerdetails und je Rechnung einen PDF-Link. Im Stripe-Portal ändert ihr auch eure Rechnungsdaten, einschließlich einer USt-IdNr., die ihr bei der Anmeldung nicht angegeben habt.

Das Stripe-Portal ist Stripes eigene Oberfläche – Wortwahl und Aufbau können dort also von dem abweichen, was hier beschrieben ist.

Eine Rechnung lesen

Die Rechnungsnummer

Die Nummer in der Spalte Rechnung ist die Rechnungsnummer von Stripe, in einer Form wie ABC12345-0001. Das Präfix steht für euren Kundendatensatz, und der Zähler läuft je Kunde, nicht je Kalenderjahr – eure erste Rechnung eines neuen Jahres beginnt also nicht wieder bei 001. Nennt diese Nummer, wenn ihr uns zu einer bestimmten Abbuchung schreibt.

Wann die erste Rechnung kommt

Jedes Abonnement beginnt mit sieben Tagen kostenloser Testphase, in der kein Geld fließt. Die erste Rechnung entsteht deshalb am Ende der Testphase und nicht am Tag der Anmeldung; jede weitere folgt eine Abrechnungsperiode später. Der Abrechnungszeitpunkt ist die Tageszeit, zu der euer Abonnement bei Stripe angelegt wurde – einen festen nächtlichen Lauf gibt es nicht.

Rechnungen sind sofort fällig und werden automatisch über die Zahlungsmethode beglichen, die ihr beim Checkout hinterlegt habt.

Monatlich oder jährlich

Ihr könnt monatlich oder jährlich abgerechnet werden, und davon hängt ab, wie viele Rechnungen ihr seht. Monatliche Abos kosten 69 € für Basic, 149 € für Pro und 199 € für Premium und ergeben zwölf Rechnungen im Jahr. Jährliche Abos kosten das Zehnfache des Monatspreises – 690 € für Basic, 1.490 € für Pro und 1.990 € für Premium, zwei Monate sind also frei – und ergeben eine einzige Rechnung für das ganze Jahr.

Die Posten

Das Abonnement selbst ist ein Posten. Alles Weitere, was ihr gebucht habt, erscheint als eigener Posten auf derselben Rechnung:

Zusätzliche Flughäfen kosten 99 € pro Monat je Flughafen über den im Tarif enthaltenen hinaus. Wird ein Flughafen entfernt, entsteht eine anteilige Gutschriftszeile.

Concierge-Pakete kosten 39 € pro Monat für S, 89 € für M und 199 € für L.

Trip-Packs sind Einmalkäufe zu 39 € für S, 139 € für M und 329 € für L.

Fahrten über dem Kontingent werden je Fahrt oberhalb eures enthaltenen Kontingents berechnet, mit 0,69 € bis 0,89 € je nach Paket.

Eine Einrichtungsgebühr gibt es nicht, auf der Rechnung steht also nichts für Installation oder Onboarding.

Wechselt ihr mitten in der Periode den Tarif, rechnet Stripe anteilig ab: Der ungenutzte Teil des alten Tarifs wird gutgeschrieben und der Rest des neuen berechnet, gerechnet über die genaue Länge der Periode statt über einen pauschalen Dreißig-Tage-Monat. Beide Beträge erscheinen als eigene Posten, und die Differenz ist das, was ihr tatsächlich zahlt. Upgrade und Downgrade behandelt den Zeitpunkt von Tarifwechseln.

Umsatzsteuer

Die Umsatzsteuer wird beim Checkout automatisch berechnet, abhängig davon, wo euer Hotel liegt und ob ihr eine USt-IdNr. angegeben habt.

Sitzt ihr in der EU und habt eine gültige USt-IdNr. angegeben, weist die Rechnung 0,00 € Umsatzsteuer im Reverse-Charge-Verfahren aus, und ihr führt die Steuer selbst ab. Sitzt ihr in der EU ohne USt-IdNr., kommt die Umsatzsteuer zum jeweils geltenden Satz hinzu – beim österreichischen Satz von 20 % werden aus einem Pro-Abo zu 149,00 € dann 178,80 €. Außerhalb der EU wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Habt ihr eure USt-IdNr. bei der Anmeldung vergessen, lässt sie sich nicht im LobbyFlight-Portal nachtragen. Öffnet über Abonnement verwalten das Stripe-Portal und ändert dort eure Rechnungsdaten; die nächste Rechnung berücksichtigt sie.

Der Rechnungssteller

Rechnungssteller ist die RiFa Holding & Advertising GmbH, E.v. Behringstraße 14, 9500 Villach, Österreich, UID ATU12345678.

Was die Status bedeuten

Das Status-Feld gibt den Rechnungsstatus wieder, den Stripe meldet, und die Farbe folgt ihm:

Bezahlt in Grün heißt, die Zahlung ist durchgegangen und es steht nichts mehr offen.

Offen in Bernstein heißt, die Rechnung existiert, ist aber noch nicht bezahlt.

Ein graues Feld kennzeichnet einen Rechnungsentwurf, den Stripe noch nicht finalisiert hat.

Jeder andere Status erscheint in Rot, mit Stripes eigener Formulierung statt einer übersetzten Bezeichnung. Rot heißt, die Abbuchung ist nicht durchgegangen – Was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt erklärt, wie ihr sie begleicht.

Die Rechnungs-E-Mail

Nach einer erfolgreichen Zahlung geht die Rechnungs-E-Mail an die Adresse, die in eurem Hotelkonto hinterlegt ist. Ihr Betreff lautet Invoice #<Nummer> - LobbyFlight, und sie enthält Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Abrechnungszeitraum, Tarif und Gesamtbetrag sowie eine Schaltfläche View Billing History, die euch zurück ins Portal bringt. Diese E-Mail wird nur auf Englisch verschickt.

Ein PDF hängt der E-Mail nicht an. Wenn ihr die Datei braucht, öffnet die Rechnung im Zahlungsverlauf oder im Stripe-Portal.

Eine E-Mail fehlt absichtlich: Die allererste Rechnung, die am Ende der Testphase entsteht, bekommt keine eigene Nachricht, weil sie bereits von der Willkommens-E-Mail abgedeckt ist, die ihr zum Start eures Abonnements erhaltet.

Kommt eine spätere Rechnungs-E-Mail nie an, schaut in den Spam-Ordner und prüft, ob die E-Mail-Adresse in eurem Hotelkonto wirklich die ist, die ihr auch lest. Eine Schaltfläche zum erneuten Senden gibt es im Portal nicht – die Rechnung selbst ist im Zahlungsverlauf jederzeit verfügbar, ob die E-Mail nun ankam oder nicht.

Prüfen, wofür ihr zahlt

Über dem Zahlungsverlauf steht auf der Abrechnungsseite, was euer Konto tatsächlich umfasst: die Zahl der Displays, wie viele Eigene Folien ihr anlegen dürft, ob Sprachen, Wetter und Analytics enthalten sind, und euer Branding-Niveau (nur Logo, Farben und Logo oder White-Label). Unter dem Tarif seht ihr außerdem das Datum, an dem sich euer Abonnement verlängert. Überrascht euch ein Rechnungsbetrag, prüft ihr hier am schnellsten, ob der Tarif auf der Rechnung zu den Funktionen passt, die ihr bekommt.

Eine Rechnung korrigieren lassen

Stimmt etwas auf einer Rechnung nicht – Firmenname, Adresse, USt-IdNr. oder Betrag –, schreibt an info@lobbyflight.com mit der Rechnungsnummer und den richtigen Angaben, und wir kümmern uns darum.

Nächste Schritte

Den Abrechnungszyklus verstehen erklärt, wann welche Rechnung entsteht.

Zahlungsmethode aktualisieren zeigt, wie ihr die Karte wechselt, über die Rechnungen abgebucht werden.

Abonnement-Tarife listet auf, was jeder Tarif kostet und enthält.

Support

Bei Fragen zu einer bestimmten Rechnung schreibt an info@lobbyflight.com oder ruft +43 650 753 1811 an.

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