Die Karte wechseln, über die euer Abonnement abgerechnet wird
Wo die Abrechnung im Portal liegt, wie ihr von dort ins Stripe-Kundenportal kommt, um eure Karte zu ändern, und was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt.
Die Karte wechseln, über die euer Abonnement abgerechnet wird
Eure Karte liegt bei Stripe, nicht bei LobbyFlight. Sie zu wechseln heißt deshalb: das Stripe-Kundenportal von eurer Abrechnungsseite aus öffnen. Dieser Artikel zeigt euch, wo diese Seite liegt, wer sie öffnen darf und was mit euren Displays passiert, wenn eine Zahlung nicht durchgeht.
Die Abrechnung steckt im Kontomenü, und nur Inhaber sehen sie
Die Abrechnung lag früher in der Seitenleiste, dort ist sie nicht mehr. Sie steht jetzt im Kontomenü hinter eurem Avatar oben rechts, zusammen mit Analytics und dem API-Zugang – sie ist eine gelegentliche Besorgung und keine tägliche Arbeit. Öffnet das Menü und wählt Abrechnung, um auf der Abrechnungsseite zu landen.
Der Eintrag erscheint nur für Konten mit der Rolle Inhaber der Organisation. Wenn ihr als Manager oder als Concierge-Personal angemeldet seid, zeigt das Menü die Abrechnung gar nicht an – das ist kein Anzeigefehler, und es gibt keinen anderen Weg zu dieser Seite. Bittet die Person, der die Organisation gehört, um die Änderung, oder lasst euch vorher die Rolle ändern. Rollen und Zugriff zeigt, was jede Rolle erreichen kann.
Noch etwas, bevor ihr anfangt: Die Abrechnung gilt für die gesamte Organisation, nicht je Haus. Das Portal öffnet sich für den Stripe-Kunden eurer Organisation, die dort hinterlegte Karte bezahlt also jedes Haus in der Organisation. Nur euer Hauptobjekt trägt das Abonnement; jedes andere Hotel hat kein eigenes Abrechnungskonto und erscheint als weiteres Hotel auf derselben Rechnung.
Das Stripe-Portal öffnen
/portal/billing, also genau dorthin, wo ihr gestartet seid. Den Tab zu schließen ist nicht der Weg zurück, denn ihr habt ihn nie verlassen.Alles, was Stripe über euch als Kunde führt, wird in demselben Portal bearbeitet, auch eure Rechnungsadresse und eure USt-IdNr. Beides wird beim ersten Abschluss erfasst – die Adresse ist Pflicht, die USt-IdNr. ist freiwillig und steuert die steuerliche Behandlung –, wenn sich also eines von beidem ändert, ist das Stripe-Portal der Ort für die Korrektur.
Zwei Fälle, in denen sich der Button anders verhält
Kostenfreie Konten haben kein Stripe-Portal. Wenn euer Konto kostenfreien Zugang hat, zeigt die Abrechnungsseite statt der Abo-Buttons eine Erklärung eures Zugangs, und die Anfrage, das Stripe-Portal zu öffnen, wird abgewiesen, bevor sie Stripe erreicht. Hinter einem solchen Konto stehen kein Abonnement und keine Karte. Um es in einen bezahlten Tarif umzuwandeln, schreibt an info@lobbyflight.com.
Demo-Installationen zeigen einen Hinweis. Ist die Installation nicht mit einem Live-Schlüssel von Stripe konfiguriert, erzeugt ein Klick auf Abonnement verwalten eine kurze Meldung, dass das Stripe-Portal im Demo-Modus nicht verfügbar ist. Nichts ist kaputt; es gibt schlicht kein Stripe-Konto, das sich öffnen ließe.
Was LobbyFlight über eure Karte weiß
Nichts. Auf unserer Seite ist einzig eure Stripe-Kunden-ID gespeichert, ein Verweis auf euren Datensatz bei Stripe. In unserer Datenbank gibt es kein Feld für eine Kartenmarke, für die letzten vier Ziffern oder für ein Ablaufdatum, und keine Seite im Portal stellt eine Karte dar. Alles, was ihr an eurem Zahlungsmittel wiedererkennen würdet, existiert nur innerhalb des Stripe-Portals – deshalb findet die Aktualisierung immer dort statt.
Wann die Karte tatsächlich belastet wird
Zum Start braucht ihr keine Karte: Jedes Konto beginnt mit einer 14-tägigen kostenlosen Testphase ganz ohne Zahlungsmethode. Nach einer Karte (oder einem SEPA-Mandat) wird erst gefragt, wenn ihr unter Avatar-Menü → Abrechnung einen Tarif wählt. Wählt ihr ihn während der Testphase (mit mindestens zwei verbleibenden Tagen), werden die restlichen Tage übernommen und die Karte wird erst zum Ende der Testphase belastet; wählt ihr ihn danach, wird sie sofort belastet. Solange ihr noch keinen Tarif gewählt habt, bekommt ihr drei Tage und noch einmal einen Tag vor Ende der Testphase eine E-Mail, die euch an die Tarifwahl erinnert. Habt ihr schon einen gewählt, kommt stattdessen drei Tage vor der ersten Abbuchung eine einzige E-Mail mit Datum und Betrag.
Danach folgt die Belastung dem Intervall, das ihr gewählt habt. Bei monatlicher Abrechnung wird der Tarifpreis je Periode belastet. Bei jährlicher Abrechnung werden zehn Monatspreise für zwölf Monate berechnet, also 690 € für Basic, 1.490 € für Pro und 1.990 € für Premium – zwei Monate sind frei. Die Abrechnungsseite zeigt den Preis oben auf der Tarifkarte und darunter die nächste Verlängerung als Verlängert sich am <Datum>, als zwei getrennte Angaben statt in einer einzigen Zeile.
Add-ons laufen über dasselbe Zahlungsmittel. Weitere Hotels kosten je 49 € pro Monat, zusätzliche Flughäfen in den Tarifen Pro und Premium je 99 € pro Monat, und Concierge-Gebühren werden über denselben Stripe-Kunden abgerechnet, erscheinen also neben dem Abonnement und nicht auf einer separaten Rechnung.
Wenn eine Zahlung fehlschlägt
Das Scheitern ist sofort sichtbar, nicht erst nach einer Wartezeit. In dem Moment, in dem Stripe eine abgelehnte Zahlung meldet, passieren drei Dinge gleichzeitig: Der Status eures Abonnements wechselt auf Zahlung fehlgeschlagen, eine E-Mail über die fehlgeschlagene Zahlung geht an eure Hoteladresse, und euer Dashboard bekommt einen kritischen Hinweis Zahlung fehlgeschlagen, der direkt auf die Abrechnungsseite führt. Dieser Hinweis im Dashboard ist die verlässlichste Stelle, um ein Kartenproblem mitzubekommen, denn ihr seht ihn auf der Seite, die ihr ohnehin öffnet.
Eure Displays laufen die ganze Zeit weiter. Ein überfälliges Abonnement gilt weiterhin als aktiv. An der Wand ändert sich nichts, nur weil eine Karte abgelaufen ist.
Was den Dienst tatsächlich beendet, ist das Ende des Abonnements. Wenn Stripe es schließlich kündigt oder nach seinen Wiederholungsversuchen als unbezahlt markiert, markiert unser Webhook das Abonnement eures Hauptobjekts als gekündigt und pausiert jedes andere Hotel der Organisation, sodass dessen Bildschirme abschalten. Gelöscht wird nichts, und die pausierten Hotels schalten sich von selbst wieder ein, sobald wieder ein Abonnement bezahlt ist. Es bleibt also Zeit, eine Karte in Ordnung zu bringen, aber die Frist ist die endgültige Entscheidung von Stripe, nicht die fehlgeschlagene Belastung. Was passiert, wenn eine Zahlung fehlschlägt beschreibt den Ablauf genauer.
Davon getrennt erscheint in den letzten sieben Tagen vor dem Ende einer Abrechnungsperiode ein leiserer Hinweis im Dashboard. Er ist rein informativ und sagt euch schlicht, dass die Verlängerung näher rückt.
Rechnungen nach einer erfolgreichen Zahlung
Jede erfolgreiche Zahlung verschickt eine Rechnung per E-Mail, mit einer Ausnahme: Die allererste Rechnung wird nicht eigens verschickt, weil sie eurer Willkommens-E-Mail bereits beiliegt.
Für ältere Rechnungen braucht ihr das Stripe-Portal nicht. Die Abrechnungsseite hat eine Tabelle Zahlungsverlauf mit Datum, Rechnungsnummer, Betrag und Status jeder Zahlung, dazu einen Link zum Ansehen der Rechnung und einen zum Herunterladen als PDF. Rechnungen ansehen hilft weiter, wenn ihr sie für die Buchhaltung braucht.
Nächste Schritte
Support
Wenn sich auf der Abrechnungsseite etwas anders verhält als hier beschrieben, schreibt an info@lobbyflight.com. Bei Problemen, die innerhalb des Stripe-Portals selbst auftreten – eine Karte, die Stripe nicht akzeptiert, oder ein Bestätigungsschritt eurer Bank –, ist Stripes eigener Support unter support@stripe.com näher an der Antwort.