Rechnungen anzeigen und herunterladen

Alle Ihre LobbyFlight-Rechnungen sind jederzeit zugänglich. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Rechnungen finden, herunterladen und verstehen.

Zahlungshistorie zugreifen

Im LobbyFlight-Portal

Schritt-für-Schritt:

1. Melden Sie sich im Portal an
2. Klicken Sie "Billing" in der Navigation
3. Scrollen Sie zu "Payment History" Sektion
4. Liste aller Zahlungen angezeigt

Anzeige-Format:

┌──────────────────────────────────────────────────┐
│  Payment History                                 │
├──────────────────────────────────────────────────┤
│  Date        Description      Amount    Status   │
│  ────────────────────────────────────────────    │
│  Jan 1, 2024 Subscription    €89.00   ✅ Paid   │
│  Dec 1, 2023 Subscription    €89.00   ✅ Paid   │
│  Nov 1, 2023 Subscription    €89.00   ✅ Paid   │
│  Oct 1, 2023 Subscription    €89.00   ✅ Paid   │
└──────────────────────────────────────────────────┘

Im Stripe Portal

Zugriff:

1. Billing → "Manage Subscription"
2. Stripe Portal öffnet sich
3. "Invoices" Tab klicken
4. Vollständige History angezeigt

Mehr Details als im LobbyFlight-Portal:

Rechnung herunterladen

PDF-Download im Portal

Prozess:

1. Payment History → Zahlungszeile
2. Klicken Sie "Download" Icon (⬇️)
3. PDF wird generiert
4. Automatischer Download
5. Dateiname: LobbyFlight_Invoice_2024-01-01.pdf

PDF-Inhalt:

┌────────────────────────────────┐
│  INVOICE                       │
│                                │
│  From: Rifa Digital GmbH       │
│  To: [Ihr Hotel]               │
│                                │
│  Invoice #: INV-2024-001       │
│  Date: January 1, 2024         │
│  Due: January 1, 2024          │
│                                │
│  Description        Amount     │
│  ──────────────────────────    │
│  LobbyFlight Pro    €89.00     │
│  Monthly            (Jan 24)   │
│                                │
│  Subtotal:          €89.00     │
│  VAT (20%):         €17.80     │
│  Total:             €106.80    │
│                                │
│  Payment Method: Visa ****1234 │
│  Status: PAID                  │
│                                │
│  Thank you for your business!  │
└────────────────────────────────┘

Mehrere Rechnungen auf einmal

Bulk-Download (geplant für Q2 2024):

1. Payment History
2. Checkboxen neben gewünschten Rechnungen
3. "Download Selected" Button
4. ZIP-Datei mit allen PDFs

Aktueller Workaround:

Im Stripe Portal

Vorteil: Direkt-Links zu PDFs

1. Stripe Portal → Invoices
2. Jede Rechnung hat "PDF" Button
3. Klicken öffnet PDF in neuem Tab
4. Rechtsklick → "Save as..."
5. Oder: Drucken → Save as PDF

Rechnungsdetails verstehen

Rechnungsnummer

Format: INV-[JAHR]-[NUMMER]

Beispiele:

INV-2024-001 → Ihre 1. Rechnung in 2024
INV-2024-012 → Ihre 12. Rechnung in 2024

Eindeutig: Jede Rechnung hat unique Number

Verwendung:

Rechnungsdatum

Erstellt: Billing-Datum (z.B. 1. jeden Monats)

Fällig: Sofort (automatische Zahlung)

Bezahlt: Innerhalb Minuten (bei erfolgreicher Zahlung)

Timeline:

00:00 Uhr: Rechnung erstellt
00:05 Uhr: Zahlungsversuch
00:06 Uhr: Bei Erfolg → Status: PAID
00:07 Uhr: E-Mail mit Rechnung gesendet

Rechnungspositionen

Normale monatliche Rechnung:

Description: LobbyFlight Pro - Monthly Subscription
Period: Jan 1, 2024 - Feb 1, 2024
Quantity: 1
Unit Price: €89.00
Total: €89.00

Bei Pro-rata (Plan-Upgrade):

Item 1:
  Description: LobbyFlight Premium (Jan 15 - Feb 1)
  Days: 17
  Daily rate: €4.30 (€129 / 30)
  Total: €73.10

Item 2:
  Description: Credit for unused Pro plan
  Days: 17
  Daily rate: -€2.97 (€89 / 30)
  Total: -€50.43

Net charge: €22.67

MwSt./VAT

EU-Hotels (mit USt-IdNr.):

Subtotal: €89.00
VAT: €0.00 (Reverse Charge)
Total: €89.00

Note: "Reverse charge mechanism applies.
       VAT registration: ATU12345678"

EU-Hotels (ohne USt-IdNr.):

Subtotal: €89.00
VAT (20%): €17.80
Total: €106.80

Nicht-EU-Hotels:

Subtotal: €89.00
VAT: €0.00
Total: €89.00

Zahlungsmethode

Auf Rechnung angezeigt:

Payment Method: Visa ending in 1234
Transaction ID: ch_1Ab2Cd3Ef4Gh5Ij6
Status: PAID
Paid on: January 1, 2024 00:06 UTC

Bei SEPA:

Payment Method: SEPA Direct Debit
IBAN: AT48 **** **** **** 3456
Status: PAID
Paid on: January 7, 2024 (5 days processing)

E-Mail-Rechnungen

Automatischer Versand

Wann gesendet:

Sofort nach erfolgreicher Zahlung
Typ: PDF-Anhang + Inline-HTML
An: Hotel-E-Mail (aus Account)

E-Mail-Format:

Subject: Invoice for LobbyFlight - January 2024

Dear [Hotel Name],

Thank you for your payment.

Attached is your invoice for January 2024.

Invoice Summary:
- Amount: €89.00
- Plan: Pro
- Period: Jan 1 - Feb 1, 2024
- Payment: Visa ****1234

Questions? Reply to this email.

Best regards,
LobbyFlight Billing Team

[Attachment: Invoice_2024-01-01.pdf]

Rechnung nicht erhalten?

Check:

Erneut anfordern:

1. Portal → Payment History
2. Zahlungszeile → "Resend Email" Button
3. Neue E-Mail wird gesendet
4. Innerhalb 5 Minuten erhalten

Alternative:

Rechnungen für Buchhaltung

Monatliche Zusammenfassung

Für Buchhalter exportieren:

1. Portal → Billing → Export
2. Zeitraum wählen (z.B. "2024")
3. Format: CSV oder PDF-Bundle
4. Download
5. An Buchhalter weiterleiten

CSV-Format:

Date,Invoice,Description,Amount,VAT,Total,Status
2024-01-01,INV-2024-001,LobbyFlight Pro,€89.00,€17.80,€106.80,Paid
2024-02-01,INV-2024-002,LobbyFlight Pro,€89.00,€17.80,€106.80,Paid
...

Jahresübersicht

Für Steuererklärung:

1. Portal → Billing → Annual Summary
2. Jahr wählen (z.B. "2024")
3. Generiert PDF mit:
   - Alle Zahlungen
   - Total bezahlt
   - Total VAT
   - Monatlicher Breakdown
4. Download

Beispiel:

Annual Summary 2024
Hotel: Grand Vienna

Total Paid: €1,068.00
Total VAT: €213.60
Grand Total: €1,281.60

Monthly Breakdown:
Jan: €89.00 + €17.80 VAT
Feb: €89.00 + €17.80 VAT
...
Dec: €89.00 + €17.80 VAT

Rechnungs-Status

Status-Typen

"Paid" (✅):

Zahlung erfolgreich
Keine Aktion erforderlich
Rechnung archiviert

"Pending" (⏳):

Zahlung in Bearbeitung
SEPA: Wartet auf Bankbestätigung (5-7 Tage)
Keine Sorge - normal bei SEPA

"Failed" (❌):

Zahlung fehlgeschlagen
Retry wird automatisch versucht
Zahlungsmethode prüfen
[Siehe: Payment Failures Guide]

"Refunded" (↩️):

Rückerstattung erfolgt
Betrag zurück auf Karte (5-10 Tage)
Grund: Kündigung oder Geld-zurück-Garantie

Status im Portal

Farbcodierung:

✅ Grün: Paid
⏳ Gelb: Pending
❌ Rot: Failed
↩️ Blau: Refunded

Rechnungskorrektur

Fehler auf Rechnung?

Häufige Korrekturen:

Prozess:

1. E-Mail an billing@rifadigital.com:
   - Rechnungsnummer
   - Fehler beschreiben
   - Korrekte Informationen angeben
   - Screenshot anhängen

2. Wir prüfen (1-2 Werktage)

3. Korrigierte Rechnung:
   - Storno der alten Rechnung
   - Neue korrekte Rechnung erstellt
   - Gleiche Transaktions-ID
   - Per E-Mail zugesandt

4. Beide Rechnungen für Buchhaltung:
   - Original (Storno-Vermerk)
   - Korrigiert (gültig)

USt-IdNr. nachtragen

Wenn vergessen bei Registrierung:

1. Portal → Settings → Tax Info
2. USt-IdNr. eingeben (z.B. ATU12345678)
3. Speichern
4. Ab nächster Rechnung: Reverse Charge

Alte Rechnungen korrigieren?

E-Mail an billing@rifadigital.com - wir erstellen Korrekturrechnungen

Häufig gestellte Fragen

Wo finde ich meine Rechnungen?

Portal → Billing → Payment History oder Stripe Portal → Invoices.

Kann ich Rechnung umbenennen lassen (Firmenname)?

Ja. E-Mail an billing@rifadigital.com mit korrektem Firmennamen.

Wie lange werden Rechnungen gespeichert?

Unbegrenzt. Auch nach Kündigung zugänglich im Stripe Portal.

Bekomme ich separate Rechnung für Setup-Gebühr?

Keine Setup-Gebühr bei LobbyFlight. Nur monatliche Subscription.

Kann ich Rechnung in anderer Währung bekommen?

Standardmäßig EUR. Andere Währungen auf Anfrage (Enterprise-Kunden).

Gibt es Sammelrechnung für mehrere Hotels?

Ja, für Hotel-Ketten. Kontakt: sales@rifadigital.com

Nächste Schritte

Rechnungen verstanden?

Support

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