Was passiert bei Zahlungsausfall

Zahlungen können aus verschiedenen Gründen fehlschlagen. Dieser Artikel erklärt, was passiert und wie Sie Ihr Abo reaktivieren.

Zahlungsausfall-Prozess

Timeline: Von Fehlschlag bis Kündigung

Tag 1 - Erste Zahlungsversuch:

00:00 Uhr: Stripe erstellt Invoice
00:05 Uhr: Erste Belastung Standard-Zahlungsmethode
→ FEHLSCHLAG
00:10 Uhr: E-Mail-Benachrichtigung gesendet
Status: 'past_due'

Tag 1-7 - Automatische Retries:

Stripe versucht automatisch (Smart Retry):
- Tag 1: Nach 3 Stunden
- Tag 2: Nach 12 Stunden
- Tag 4: Nach 24 Stunden
- Tag 7: Finaler Versuch

Falls Backup-Karte vorhanden:
→ Automatischer Wechsel nach 2. Fehlschlag

Tag 7-30 - Kulanzfrist:

Display bleibt AKTIV (Kulanzperiode)
Status: 'past_due'
E-Mail-Erinnerungen: Tag 7, 14, 21, 28
Portal-Warnung: "Payment overdue"

Tag 30 - Subscription gekündigt:

Wenn immer noch unbezahlt:
→ Subscription-Status: 'cancelled'
→ Display DEAKTIVIERT
→ Portal-Zugriff: Nur Billing-Bereich
→ Finale E-Mail: Kündigung bestätigt

Häufige Fehlerursachen

1. Insufficient Funds (Unzureichende Deckung)

Fehlermeldung:

Your payment of €89.00 failed.
Reason: Insufficient funds

Please update your payment method or add funds
to your account.

Ursachen:

Lösung:

1. Prüfen Sie Kontostand
2. Laden Sie Konto auf ODER
3. Fügen Sie andere Zahlungsmethode hinzu
4. Stripe versucht automatisch erneut

2. Card Expired (Karte abgelaufen)

Fehlermeldung:

Your payment failed.
Reason: Card expired (Expiry: 12/2023)

Please update your payment method.

Lösung:

1. Billing-Portal öffnen
2. "Manage Subscription" klicken
3. Stripe Portal: Neue Karte hinzufügen
4. Ablaufdatum überprüfen
5. Als Standard setzen
6. Alte Karte entfernen

3. Card Declined (Karte abgelehnt)

Fehlermeldung:

Your payment failed.
Reason: Card declined by issuer

Please contact your bank or use a different
payment method.

Mögliche Gründe:

Lösung:

1. Bank anrufen: +43 XXX XXXXXX
2. Zahlung als legitim bestätigen
3. Auslandszahlungen freischalten (falls nötig)
4. Online-Zahlungen aktivieren
5. Stripe retry-t automatisch in 3 Stunden

4. 3D Secure Authentication Failed

Fehlermeldung:

Your payment failed.
Reason: Authentication required but not completed

Please try again and complete the authentication.

Ursachen:

Lösung:

1. Billing-Portal → Retry Payment
2. 3DS-Popup öffnet sich
3. SMS-Code/App-Push bestätigen
4. Innerhalb 5 Minuten abschließen

5. Incorrect CVC (Falscher CVC)

Fehlermeldung:

Your payment failed.
Reason: Incorrect CVC

Please check your card details.

Lösung:

1. CVC-Code überprüfen (3 Ziffern Rückseite)
2. Bei AMEX: 4 Ziffern Vorderseite
3. Zahlungsmethode aktualisieren
4. CVC korrekt eingeben

Subscription-Status: 'past_due'

Was bedeutet 'past_due'?

Definition: Zahlung überfällig, aber Subscription noch aktiv

Auswirkungen:

✅ Display: Funktioniert weiterhin
✅ Portal-Zugriff: Voller Zugriff
✅ Features: Alle verfügbar
⚠️ Warnung: Banner in Portal
⚠️ Einschränkung: Keine Plan-Änderungen möglich

Portal-Warnung

Im Billing-Bereich:

┌────────────────────────────────────────┐
│  ⚠️ Payment Overdue                    │
│                                        │
│  Your payment of €89.00 failed on     │
│  January 1, 2024.                      │
│                                        │
│  Reason: Insufficient funds            │
│                                        │
│  Please update your payment method     │
│  to avoid service interruption.        │
│                                        │
│  Next retry: January 2, 3:00 AM       │
│                                        │
│  [Update Payment Method] [Retry Now]   │
└────────────────────────────────────────┘

E-Mail-Benachrichtigungen

Unmittelbar nach Fehlschlag:

Subject: Payment Failed - Action Required

Dear [Hotel Name],

Your payment of €89.00 for LobbyFlight Pro
subscription failed on January 1, 2024.

Reason: Card declined by issuer

We'll automatically retry in 3 hours. If the
payment continues to fail, your subscription
may be cancelled after 30 days.

Please update your payment method:
[Update Payment Method]

Questions? Reply to this email.

Best regards,
LobbyFlight Billing Team

Erinnerungen:

Zahlung manuell wiederholen

"Retry Payment" Button

Im Billing-Portal:

1. Status: Payment Overdue
2. Button sichtbar: [Retry Payment Now]
3. Klicken
4. Stripe versucht sofort erneut
5. Falls erfolgreich: Status → 'active'
6. Falls erneut fehlschlägt: Fehlergrund angezeigt

Vor manuellem Retry

Checkliste:

☐ Zahlungsmethode aktualisiert?
☐ Ausreichend Deckung vorhanden?
☐ Bank über Zahlung informiert?
☐ 3D Secure bereit (Handy griffbereit)?
☐ Popup-Blocker deaktiviert?

Nach erfolgreichem Retry

Bestätigung:

✅ Payment successful!

Your subscription is now active.
Amount charged: €89.00
Payment method: Visa ****1234

Thank you!

Status-Updates:

Kulanzfrist (Grace Period)

30-Tage-Kulanz

Was ist Kulanzfrist?:

Zeitraum, in dem Service trotz Zahlungsausfall aktiv bleibt

Dauer: 30 Tage ab Zahlungsausfall

Während Kulanzfrist:

✅ Display voll funktionsfähig
✅ Alle Features verfügbar
✅ Portal-Zugriff
✅ Einstellungen änderbar
⚠️ Upgrade/Downgrade gesperrt
⚠️ Warnungen im Portal

Nach Kulanzfrist (Tag 30):

❌ Display deaktiviert
❌ Portal: Nur Billing-Bereich
❌ Features gesperrt
❌ Subscription gekündigt

Empfehlung: Nicht bis Tag 30 warten!

Warum Kulanzfrist?

Vorteile für Sie:

Unsere Erwartung:

Subscription reaktivieren

Nach Kündigung (Tag 30+)

Wenn Subscription gekündigt:

Status: 'cancelled'
Display: Offline
Message: "Your subscription has been cancelled
         due to payment failure."

Reaktivierung:

1. Billing-Portal öffnen
2. Warnung: "Subscription cancelled"
3. Button: [Reactivate Subscription]
4. Zahlungsmethode prüfen/aktualisieren
5. Plan auswählen (gleicher wie vorher)
6. Zahlung durchführen
7. Sofort wieder aktiv

Wichtig: Einstellungen bleiben erhalten

Nur neu: Billing-Datum wird zurückgesetzt

Daten nach Kündigung

Aufbewahrung:

0-90 Tage: Alle Daten gespeichert
→ Reaktivierung jederzeit möglich
→ Volle Wiederherstellung

90-180 Tage: Daten archiviert
→ Reaktivierung möglich, aber langsamer
→ Support kontaktieren nötig

180+ Tage: Daten gelöscht
→ Neuregistrierung erforderlich
→ Einstellungen gehen verloren

Zahlungsmethode während 'past_due'

Neue Karte hinzufügen

Prozess:

1. Trotz 'past_due' möglich
2. Billing-Portal → Manage Subscription
3. Stripe Portal öffnet sich
4. Neue Zahlungsmethode hinzufügen
5. Automatischer Retry in 5 Minuten
6. Bei Erfolg: Status → 'active'

Empfehlung: Sofort nach Fehlschlag aktualisieren

SEPA-Lastschrift bei 'past_due'

Problem: SEPA braucht 5-7 Tage

1. SEPA als Zahlungsmethode hinzufügen
2. Mandat akzeptieren
3. Stripe initiiert Lastschrift
4. 5-7 Werktage Wartezeit
5. Subscription bleibt 'past_due' währenddessen
6. Nach erfolgreicher Lastschrift: 'active'

Bessere Option: Kreditkarte für sofortige Reaktivierung

Backup-Zahlungsmethode

Automatischer Fallback

Wenn Backup-Karte hinterlegt:

Zahlung 1: Primäre Karte (Visa ****1234) → FEHLER
Wartezeit: 1 Stunde
Zahlung 2: Primäre Karte erneut → FEHLER
Automatisch: Wechsel zu Backup (Mastercard ****5678)
Zahlung 3: Backup-Karte → ERFOLG
→ Subscription bleibt 'active'
→ Keine E-Mail-Warnung (da erfolgreich)

Vorteil: Minimale Unterbrechung

Setup:

1. Stripe Portal öffnen
2. Primäre Karte hinzufügen
3. "+ Add payment method" erneut
4. Backup-Karte hinzufügen
5. NICHT als Standard setzen
6. Fertig - Stripe nutzt automatisch

Support kontaktieren

Wann Support kontaktieren?

Sofort kontaktieren bei:

Nicht nötig bei:

Kontakt-Informationen

E-Mail: billing@rifadigital.com

Betreff: Payment Failure - Hotel [Name]
Inhalt:
- Hotel-ID
- Fehlermeldung (Screenshot)
- Bereits durchgeführte Schritte
- Gewünschte Lösung

Telefon: +43 650 753 1811

Montag-Freitag: 9:00-18:00 Uhr
Samstag: 10:00-14:00 Uhr

Reaktionszeit:

Häufig gestellte Fragen

Wird mein Display sofort deaktiviert bei Zahlungsausfall?

Nein. 30-Tage-Kulanzfrist. Display bleibt aktiv während Stripe automatische Retries versucht.

Wie oft versucht Stripe automatisch?

Bis zu 4 Mal über 7 Tage (Smart Retry-Algorithmus zu verschiedenen Tageszeiten).

Kann ich manuell retry-en?

Ja. Im Billing-Portal: "Retry Payment Now" Button.

Was passiert mit meinen Einstellungen nach Kündigung?

Bleiben 90 Tage gespeichert. Bei Reaktivierung: Volle Wiederherstellung.

Bekomme ich Warnung vor Deaktivierung?

Ja. E-Mails an Tag 1, 7, 14, 21, 28. Finale Warnung 2 Tage vor Kündigung.

Kann ich während 'past_due' upgraden?

Nein. Erst Zahlung begleichen, dann Plan-Änderungen möglich.

Prävention

Best Practices

Checkliste:

☐ Backup-Zahlungsmethode hinterlegen
☐ Karten-Ablaufdatum im Kalender notieren
☐ Ausreichend Deckung vor Billing-Datum
☐ Bank über wiederkehrende Zahlungen informieren
☐ 3D Secure aktiviert und Handy griffbereit
☐ E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert

Kalender-Erinnerung:

Titel: LobbyFlight Billing
Datum: [Ihr Billing-Datum]
Wiederholung: Monatlich
Erinnerung: 2 Tage vorher
Notiz: Prüfen Sie Kontostand €89

Nächste Schritte

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